Lad maskinen tage det, der er ens hver gang.
De fleste små virksomheder bruger timer hver uge på opgaver, der følger de samme regler: fakturaer, der skal sendes, bilag, der skal bogføres, mails, der skal besvares, og varer, der skal genbestilles. Her er en jordnær gennemgang af, hvad der kan automatiseres, hvordan du starter, og hvor det typisk går galt.
NÅRen leverandørfaktura lander i indbakkenSÅlæs leverandør, beløb og forfaldsdatoSÅforeslå konto og moms i bogføringenVENTet menneske godkender, før der betales
Fire steder, hvor de fleste starter
Automatisering handler sjældent om robotter. Det er regler af typen når det her sker, så gør det her. De fire områder herunder er dem, hvor reglerne oftest er klare nok til, at et system kan følge dem.
-
Fakturering
- Når
- en ordre er leveret, eller en måned er gået for et abonnement
- Så
- dannes og sendes fakturaen, og kunden får en venlig påmindelse, hvis den ikke er betalt til tiden
- Pas på
- priser, rabatter og kundedata skal være rigtige i systemet, ellers sender du fejl ud i stor stil
-
Bogføring
- Når
- et bilag eller en bankpostering kommer ind
- Så
- matches posteringen med bilaget og får et forslag til konto og moms
- Pas på
- et forslag er ikke en godkendelse. Du har stadig ansvaret for, at bogføringen er korrekt
-
Mails og kunder
- Når
- en kunde skriver, bestiller eller booker en tid
- Så
- sendes en kvittering eller bekræftelse, og henvendelsen sorteres til den rigtige person
- Pas på
- automatiske svar må ikke lade som om, de er personlige, og nyhedsbreve kræver samtykke
-
Lager og ordrer
- Når
- en vare sælges i butikken eller webshoppen
- Så
- trækkes den fra lageret, og du får besked, når beholdningen nærmer sig genbestillingspunktet
- Pas på
- lagertallet i systemet skal passe med hylden. Tæl jævnligt op, ellers bestiller systemet forkert
Er opgaven moden til automatisering?
Tænk på én konkret opgave, du laver hver uge, og sæt hak ved det, der passer. Jo flere hak, jo bedre kandidat.
Sæt hak ved de udsagn, der passer på opgaven.
Ikke helt endnu. Se på de udsagn uden hak. Ofte skal processen ryddes op eller skrives ned, før den kan automatiseres.
God kandidat. Start med netop den opgave, og læs sådan kommer du i gang.
Det, du ikke skal automatisere
Nogle opgaver bliver dårligere af at blive overladt til et system. Det gælder især dem, hvor relationen eller skønnet er selve værdien.
- Svære kundesamtaler, klager og forhandlinger.
- Opgaver, der kun sker et par gange om året. Det tager længere tid at bygge og vedligeholde end at gøre dem i hånden.
- Beslutninger med stor betydning for andre, fx om ansættelse eller kredit, uden at et menneske ser på sagen.
- Processer, der ændrer sig hele tiden, eller som ingen rigtig ved, hvordan skal gøres.